Sistemas de gestión de contenidos corporativos (Sistemas ECM) son tipos de tecnologías de software que se utilizan ampliamente en la gestión, almacenamiento, recuperación y protección de información no estructurada que está directamente relacionada con la gestión de procesos de negocio en cualquier organización.
Algunas personas confunden los sistemas ECM y sistemas de gestión de documentos electrónicos (SED). La confusión entre estas definiciones surge debido al hecho de que muy a menudo el EDMS, además de los módulos de gestión de documentos empresariales, también incluye algunas capacidades de ECM. Como, por ejemplo, la interacción del personal en la preparación de documentos. En tal situación, es muy posible discutir la expansión de la funcionalidad a un sistema ECM.
La principal diferencia entre un sistema ECM y un EDMS es que, además de mantener la gestión de documentos electrónicos de una empresa, los sistemas ECM crean un espacio de información único para todos los usuarios de una organización y también proporcionan automatización de los procesos comerciales.
Gracias al uso de sistemas ECM, los recursos laborales se optimizan y los costos operativos de la empresa se reducen significativamente.
Normalmente, los sistemas ECM incluyen las siguientes subsecciones (módulos), cada una de las cuales está integrada con el resto de las subsecciones, y también pueden existir por separado.
Algunos de ellos se presentan a continuación:
- Módulo de gestión de documentos electrónicos empresariales;
- Módulo de soporte de procesos comerciales;
- Módulo de gestión de contenido web para un sitio web o portal corporativo,
- Módulo de gestión de contenido multimedia;
- Módulo de gestión del conocimiento;
- Módulo de control de acceso al contenido, proporcionando la información necesaria independientemente de la hora y el lugar.
Cada una de las subsecciones requiere ciertas habilidades y habilidades. Entonces, por ejemplo, administrar el contenido web de un sitio o portal corporativo requiere conocimientos específicos sobre la administración de recursos de Internet, y el módulo de administración de documentos electrónicos empresariales requiere los detalles del movimiento interno de documentos.
Los sistemas ECM combinan el contenido de los documentos y los aspectos de gestión de la empresa, formando un entorno unificado para la gestión de documentos y reduciendo el número de pasos de trabajo para la implementación de las tareas comerciales. Esto hace que el contenido corporativo esté disponible para aquellos usuarios que lo necesitan para realizar su trabajo de manera rápida y eficiente.